Thuiswerken een blijvertje … welke kosten vergoedt u?

Veel werknemers geven aan dat zij ook na de coronacrisis graag gedeeltelijk willen thuiswerken. Nu beleid ontwikkelen waarin u bepaalt wat er mogelijk is, lijkt daarom verstandig. Denk ook na over de kosten die u wilt vergoeden.

Thuiswerkbeleid. Sinds het uitbreken van de coronacrisis zijn er veel werknemers die thuiswerken. In eerste instantie omdat dit door de overheid werd gevraagd. Maar uit recent onderzoek blijkt dat veel werknemers dat thuiswerken eigenlijk best prettig vinden. Het leidt tot een betere balans tussen werk en privéleven en tot minder reistijd. Het zou dus daarom goed kunnen dat (gedeeltelijk) thuiswerken niet meer weg te denken is. Tip.  Daarom is het goed om als werkgever nu al na te denken over thuiswerkbeleid. 

Goede mix

Voordelen. Werknemers die vanuit huis werken, vinden dat vaak prettig omdat dit leidt tot een betere balans tussen werk en privé. Dat is niet alleen een voordeel voor de werknemer, want u als werkgever bent ook gebaat bij werknemers die goed in hun vel zitten. Bovendien wijst onderzoek uit dat werknemers die thuiswerken, meer uren werken en die uren ook nog efficiënter besteden. 

Nadelen. Uiteraard heeft thuiswerken ook nadelen. Zo zal de binding die de werknemer met de onderneming voelt, zwakker worden. Bovendien is overleg met collega’s of klanten vaak toch net even gemakkelijker als dat ‘live’ kan. Tip. Een goede mix tussen thuis en op locatie werken, kan daarom optimaal zijn. 

Overige aspecten

Huisvestingskosten. Thuiswerken leidt tot een kleinere bezetting op kantoor. Dat kan een impact hebben op bijv. uw huisvestingskosten. Misschien heeft u minder kantoorruimte nodig? 

Mobiliteitsregelingen. U kunt overwegen om mobiliteitsregelingen aan te passen door bijv. reiskostenvergoedingen te vervangen door een werkdagvergoeding. De vergoeding voor een werkdag thuis is dan anders dan die voor een werkdag op kantoor (met een reiskostencomponent, maar zonder vergoeding voor thee, koffie, etc.). 

Kostenvergoeding voor thuiswerken

In de vrije ruimte. De kosten die uw werknemers maken, zijn deels afhankelijk van de locatie waar zij werken. Uit onderzoek blijkt dat werknemers ongeveer € 2 per dag kosten hebben als zij thuiswerken. Op dit moment geldt er nog geen gerichte vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding, waardoor deze niet onbelast uitbetaald kan worden (tenzij u deze onder de vrije ruimte brengt van de werkkostenregeling). Mogelijk wordt er op termijn wel een gerichte vrijstelling ingevoerd. 

Wat kunt u wel onbelast vergoeden? De kosten die uw werknemer maakt om thuis veilig en verantwoord te kunnen werken, kunt u wel onbelast vergoeden. Het gaat dan bijv. om een goede bureaustoel, een in hoogte verstelbaar bureau en goede verlichting. Ook de kosten van een internetaansluiting thuis kunt u onbelast vergoeden, net als de apparatuur die een werknemer nodig heeft (laptop, mobiele telefoon). 

Vaste kostenvergoeding. Tot slot is het belangrijk om te bekijken of de algemene maandelijkse onkostenvergoeding die u uitbetaalt, nog steeds aan de eisen voldoet. Als werknemers meer thuiswerken, is het mogelijk dat bepaalde kosten die in de algemene vergoeding zijn begrepen niet meer gemaakt worden (bijv. de kosten van kleine consumpties onderweg). Let op. Voor 2020 is het goedgekeurd dat bestaande kostenvergoedingen gehandhaafd mochten worden, maar die goedkeuring is vanaf 1 januari 2021 vervallen. 

Op dit moment geldt er nog geen gerichte vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding, waardoor deze niet onbelast uitbetaald kan worden, tenzij u deze onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Mogelijk wordt er op termijn wel een gerichte vrijstelling ingevoerd.

Gelezen in: Tips & Advies Belastingen

Heb je vragen over dit artikel? Neem dan contact met ons op.